El nuevo registro de la jornada laboral: sin papel, accesible en tiempo real e imposible de manipular

Los cambios en el registro horario de los trabajadores están ya en marcha. Hace apenas unas semanas se aprobaba el anteproyecto de ley que introduce modificaciones en la normativa para así reforzar el control y la transparencia en el registro de la jornada laboral. Una medida que se suma a la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales, además del derecho a la desconexión digital. 

¿Cómo es el nuevo registro?

Con la nueva ley, el registro deberá realizarse a través de un sistema digital certificado, que garantice la identificación inequívoca del trabajador y registre el inicio y fin de la jornada, las pausas e interrupciones, diferenciando entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias. Además, el sistema debe garantizar que la empresa no pueda modificar unilateralmente los registros sin el doble chequeo del trabajador y almacenar la información por un período mínimo de cuatro años.

«El principal reto es garantizar la precisión y trazabilidad en la gestión de la jornada laboral. Antes muchos negocios se conformaban con métodos manuales o rudimentarios, pero la normativa actual exige un registro exhaustivo y accesible que permita verificar el tiempo trabajado en cualquier momento», explica Marcelo Dos ReIs, CEO de Grupo SPEC. Para este experto cambia el nivel de exigencia. «Ya no basta con registrar la hora de entrada y salida, sino que es fundamental controlar pausas, horas extra, turnos flexibles y cualquier modificación de la jornada. Además, los registros deben de ser accesibles para posibles inspecciones laborales, lo que implica contar con una solución digital segura y transparente», remarca.

Las ventajas

Esta modificación introduce precisión y fiabilidad. «Los registros son automáticos y no dependen de la intervención manual, evitando errores o manipulaciones», dice Marcelo Dos Reis, que introduce otra variable: la accesibilidad en tiempo real. «Los datos están siempre disponibles para consultas o auditorías». Esta modificación supone un ahorro de costes y tiempo en cuanto a la gestión del personal, además de fomentar la transparencia y confianza del equipo. «Los empleados pueden acceder a su historial de fichajes y verificar la corrección de los mismos».

Otro de los aspectos fundamentales pasa por la adaptabilidad a la movilidad, lo que tiene que ver directamente con la gestión del tiempo en las modalidades de teletrabajo o los trabajos con desplazamientos. 

¿Y los problemas?

«El principal problema que puede surgir es la resistencia al cambio por parte de los empleados o incluso de los responsables que están habituados a sistemas tradicionales. La falta de formación inicial o la complejidad del sistema también pueden generar obstáculos», explica. Por eso recomienda desde Grupo SPEC, una de las compañías de soluciones de control horario y accesos, que las firmas apuesten por un software intuitivo y fácil de usar, acompañado de la formación continua del personal. 

El registro perfecto

El registro que se adapte a las necesidades de empresas y trabajadores debe ser, además de intuitivo, multicanal. Es decir, que permita fichar desde diferentes dispositivos: móviles o PC. «Debe estar automatizado y ser preciso, que minimice el error humano y garantice la trazabilidad. También, que cumpla que la protección de datos y las exigencias legales». A esto hay que sumarle que se ajuste a los diferentes tipos de jornada y modalidades de trabajo y que sea integrable, «que pueda conectarse con sistemas de nóminas, ERP o Recursos Humanos». 

«Los métodos que no garanticen la fiabilidad y precisión de los datos dejarán de estar permitidos, como las hojas de cálculo manuales, los registros en papel o cualquier sistema que permita manipulación de los datos. La normativa exige que el registro de jornada sea objetivo, automático y accesible, lo que descarta cualquier método susceptible de alteración o que no permita verificar el tiempo trabajado de forma clara», señala Marcelo Dos Reis.

Las sanciones

Con la nueva normativa de registro horario digital, las sanciones se han vuelto mucho más importantes. El escenario no es solo de una multa global, sino que las penalizaciones se calculan por cada trabajador afectado, lo que puede disparar las cifras. Las sanciones se dividen en tres grados, según la gravedad. De 1.000 a 2.000 euros por empleado en su grado mínimo. De 2.001 a 5.000 euros en su grado medio. Y de ahí hasta el grado máximo, que contempla un rango de entre 5.001 euros a 10.000 por trabajador. «Esto significa que si una empresa incumple con el registro horario de muchos empleados, la multa puede ser realmente importante». Los motivos de sanción son, por ejemplo, no contar directamente con el registro horario «adecuado o actualizado». También que no se cuenten correctamente las horas de trabajo, «incluyendo pausas y descansos». Las empresas deben además conservar los registros el tiempo que marca la ley y facilitarlos en caso de inspección.

«No se puede pasar por alto este tema o dejarlo a la improvisación. Tener un buen sistema de registro horario no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también evita riesgos económicos muy serios para la empresa», apunta este experto, que asegura que ha notado y mucho la demanda de sus servicios. «Las empresas son cada vez más conscientes de la necesidad de contar con un sistema fiable y automatizado, que facilite el control horario y evite riesgos de sanción. Además, el teletrabajo ha generado un aumento de la demanda de soluciones que permitan fichar desde cualquier ubicación», remarca.

¿Cuándo entra en vigor?

Aunque todavía no hay fecha exacta, todo apunta a que la nueva norma empezará a funcionar en este 2025.

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