La mejor manera de intentar que las cosas salgan bien es imaginarte cómo podrían salir mal
19 oct 2022 . Actualizado a las 05:00 h.El año pasado introduje por primera vez el concepto de pre-mortem en el flujo de trabajo de la Tarugoconf, la conferencia creada hace 7 años para agradecer a los suscriptores de esta lista de correo su fidelidad domingo tras domingo; y celebrar que —contra todo pronóstico— siga existiendo.
El pre-mortem es una práctica empresarial que consiste en imaginar que en un proyecto sale todo mal, para identificar las potenciales causas de ese fallo e intentar evitarlas; o —al menos— poder preverlas y tener un plan de contingencia en caso de que si acaben ocurriendo.
Al contrario que el postmortem, se ejecuta al inicio en vez de al final, cuando un proyecto todavía puede mejorarse no solo analizarse. Y no es una boutade ni una pérdida de tiempo. Un estudio desarrollado en 1989 por investigadores de las universidades de Wharton, Cornell y Colorado concluyó que las retrospectivas previas de proyectos —imaginar que ya ha ocurrido y qué ha pasado— aumentan en un 30% la probabilidad de estimar correctamente el resultado de los mismos.
Pero ¿cómo se aterriza eso en la práctica? Lo primero que deberíamos hacer es definir nuestra «Linea Mendoza» o qué sería claramente un fracaso para nosotros. A partir de ahí, tendríamos que intentar deducir las medidas necesarias para evitar que ocurra. Usemos el pre-mortem de la #tarugo22 como ejemplo.
Las charlas no aportan valor a la audiencia
Todos los ponentes de la Tarugoconf son profesionales con una larga trayectoria a sus espaldas y un montón de historias interesantes que contar, otra cosa es que sepan extraer el máximo valor de las mismas en una charla.
Hago un briefing con todos los potenciales ponentes, en el que les explico el evento y les proporciono un calendario con una serie de hitos (primera propuesta de su charla, borrador de presentación, ensayo para comprobar el minutaje...) para que haya tiempo para correcciones y mejoras; desde pequeños cambios cosméticos —como evitar que el color del texto y el fondo en alguna diapositiva tenga poco contraste— hasta el aterrizaje de números y estadísticas que refuercen su mensaje.
No es muy habitual. Tras la enésima conversación que tuvimos sobre su presentación, Javier Recuenco concluyó qué «en las conferencias técnicas, las charlas suelen ser software, pero en la Tarugo se gestionan como hardware». El problema es que los ponentes suelen ser personas extremadamente ocupadas y están acostumbrados a poder trabajar en sus charlas hasta 10 minutos antes de presentarlas. Eso es impensable en la Tarugo, pero también es cierto que —hasta ahora— no ha habido una sola edición en la que hayamos cumplido las fechas de entrega y, por supuesto, hay charlas que llegan al evento sin ninguna prueba previa.
La única manera de asegurar una calidad mínima es exigir un borrador de charla antes de anunciar a un ponente, pero si ya es «peculiar» invitar a alguien a una conferencia para hablar de de un tema concreto en vez de lo que le de la gana, si encima le exiges un borrador 6 meses antes de la misma, es muy probable que te mande a la mierda. La otra opción es plantear hard deadlines, pero ¿qué pasa si algún ponente no lo cumple? ¿lo sustituyes por otro? ¿aunque ya hayas vendido entradas a gente que espera verlos? ¿Y quién te asegura que no te volverá a pasar?
La única forma de paliar este problema de forma realista sea crear un hito de entrega relevante que aporte valor tanto a ponentes como organizadores. Por ejemplo, una reunión presencial en el mismo recinto en el que se vaya a celebrar la conferencia para realizar un ensayo general y darse feedback mutuamente; y hacer entrevistas para el making-of y fotos profesionales para los materiales gráficos del evento. Eso sí, esa apuesta por la calidad de tu contenido tiene un coste: duplicar el gasto en viajes y alojamiento.
Los asistentes no participan en las actividades complementarias
La Tarugo tiene un montón de actividades más allá del evento principal: premiere de cine, open-space, actividades para niños, podcasting en directo... es posible que muchos asistentes no se enteren de la hora y lugar donde se celebran; o que no tengan ningún interés por las mismas.
La mejor manera de evitar esto es definir lo antes posible la agenda completa del evento y preguntar a los asistentes por su interés por acudir las diferentes actividades incluidas en la misma, para poder dimensionar las mismas o incluso cancelarlas, si no despiertan interés.
El problema es que todas las actividades gratuitas suelen tener un no-show —el término inglés para designar el número de asistentes que confirman su asistencia, pero que finalmente no aparecen— bastante elevado. Una posible solución para rebajar esa inasistencia es gestionar un ticketing específico para cada actividad y cobrar una cantidad simbólica por asistir a la misma —por ejemplo, un euro— que vaya directamente a beneficencia, pero eso añadirá fricción a tu evento y multiplicará tu carga de trabajo.
La solución más habitual es dimensionar las actividades teniendo en cuenta la gente que se ha registrado, calculando un porcentaje de no-show de entre el 20 y el 40 %, aunque eso tampoco saldrá gratis porque, en el caso de que las instalaciones tengan un límite de aforo, hay que implementar un control de acceso y asumir la posibilidad de que —potencialmente— haya gente que se quede fuera.
No funciona el «networking»
El principal objetivo de la Tarugo es que los asistentes se vayan del evento con dos o tres nuevos contactos que no conocían previamente, pero ni todo el mundo lo desea ni todos tienen la misma facilidad para conocer gente.
Por eso, se deben establecer diferentes dinámicas para hacer networking —adaptadas a diferentes idiosincrasias— y una manera sencilla de poder evitarlas por completo. En la Tarugo se puede hacer networking de 3 maneras distintas —sistematizado a través de Brella, guiado en los icebreakers del jueves y de forma libre, usando la zona de networking del viernes y sábado— y, también, la posibilidad de no hacerlo en absoluto. El fallo podría venir por no saber comunicarlo claramente a los asistentes.
No ejecutamos el postevento
El trabajo de una organizador de eventos no acaba cuando se marcha el último asistente, de la misma manera que el trabajo en un colegio no termina cuando se entrega el último examen. Es necesario un «postevento» en el que, además de realizar tareas administrativas pendientes —desde pagar facturas hasta almacenar materiales para el año que viene— se debe analizar lo que ha salido bien y lo que ha salido mal, para diseñar la próxima edición potenciando lo primero y evitando lo segundo; y, por supuesto, plantearse si tiene sentido volver a hacerlo.
Nosotros llevamos 7 años diciendo que debemos cambiar las cosas para que este evento sea sostenible, no ya a nivel económico sino conciliando su organización con la vida profesional y personal de sus organizadores, que son todos amateurs y voluntarios. Hasta ahora, la única planificación que hemos seguido se puede resumir en una frase: «todo es posible». Por eso —pase lo que pase— este año la Tarugo será un fracaso si no conseguimos definir un plan de trabajo que permita disfrutar el evento además de organizarlo, la estructura necesaria para ejecutarlo y el presupuesto para financiarla.
A ver si a la octava va a la vencida. El pre-mortem de la #tarugo22 no solo nos ha ayudado a diseñar el evento de este año sino a tener mucho más claro cómo debería ser el del siguiente.
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