La sostenibilidad de las conferencias técnicas en España

Una semana antes de la edición del 2020 del T3chfest, Yago y yo sacamos un rato en el trabajo para repasar la estructura de la charla que iba a dar en la misma. Cuando nos despedimos aquel día, no sabíamos que jamás volveríamos a pisar esa oficina.

El Gobierno decretó el cierre de colegios y decidimos trabajar todos desde casa, temporalmente, hasta que la situación se aclarara. Pero no se aclaró. El T3chfest no dispuso de tiempo de reacción y tuvo que cancelar el evento. Ha necesitado 3 años para reorganizarse y volver a celebrarse de forma presencial, pero algunas conferencias técnicas aún no se han recuperado y —probablemente— ya nunca lo harán.

El COVID puso de manifiesto la fragilidad y carencias de la inmensa mayoría de eventos organizados por aficionados y voluntarios. Afortunadamente, la Comunidad parece empezar a recuperar su actividad y efervescencia previa. En el 2023, podremos disfrutar de cientos de conferencias y meetups por toda España, pero ¿ha mejorado la sostenibilidad de los mismos después de estos 3 años?

Apenas un par de días antes del evento, la organización del T3chfest anunció en Twitter que uno de sus esponsors principales había decidido cancelar el patrocinio de forma unilateral. Una vez más, sin tiempo material para que buscaran un sustituto y con todos los materiales ya impresos. Un auténtico «destrozo» económico para una conferencia donde el precio de la entrada es testimonial y la recaudación de las mismas se dona por completo a oeneges.

Como organizador de eventos, no pude evitar pensar con condescendencia —durante un primer segundo— cómo era posible que mis camaradas del T3chfest no hicieran firmar un contrato a sus patrocinadores que les obligara a honrar su compromiso y a cobrarles por adelantado. Pero lo cierto es que, si quieres cerrar patrocinios con empresas potentes, muchas veces tendrás que empezar a producir materiales antes de recibir el ingreso correspondiente.

Sin embargo, el verdadero drama es que la inmensa mayoría de conferencias técnicas orientadas a la Comunidad no cubrimos ni de lejos los costes por asistente con el precio de la entrada, sino que dependemos por completo de esos patrocinios para cuadrar las cuentas.

Si de verdad quieres organizar un evento de Comunidad, debes asegurarte de que sea enriquecedor para todos los involucrados en el mismo: asistentes, ponentes, patrocinadores y —también— organizadores.

Y que no hemos sabido explicar esas cuentas a los asistentes. La gente sigue sin comprender que ofrecer un simple café en un evento en Madrid puede llegar a costar hasta 15€ por persona, porque no solo tienes que pagar el café sino también la vajilla, la maquinaria para prepararlo, el personal para servirlo, los seguros y el transporte para llevarlo todo hasta el recinto donde celebres la conferencia.

Abraham Otero, histórico dirigente de JavaHispano y uno de los organizadores de la Commitconf siempre dice que el coste de la entrada debería cubrir al menos lo mínimo para celebrar el evento: el montaje audiovisual, el alquiler del recinto, la comida —si la das— y los gastos de ponentes y voluntarios. Los patrocinios solo deberían servir para complementar y mejorar cada partida, pero ¿de verdad es eso lo que la Comunidad espera y quiere?

Cuando intento llevar esa teoría a la práctica de la Tarugoconf —el evento que organizo— me surgen dudas. ¿Deberíamos subir las entradas hasta los 336,26€ por asistente que nos gastamos en la edición del 2022 o reducir costes —y, también, valor para la Comunidad— para no pasar de los 150 que costaban? ¿Sería el mismo evento si prescindiéramos de la camiseta, la fiesta, la película, la jornada familiar del sábado, los cafés o la pulpeirada? ¿merecería la pena asistir al mismo?

¿Y merecería la pena organizarlo? La única conclusión a la que he llegado es que, si de verdad quieres organizar un evento de Comunidad, debes asegurarte de que sea enriquecedor para todos los involucrados en el mismo: asistentes, ponentes, patrocinadores y —también— organizadores. En el 2023, ese sigue siendo el principal reto de las conferencias técnicas españolas.

Ojalá este texto contribuya a abrir un debate sano sobre cómo conseguirlo.

Este texto se publicó originalmente en la Bonilista, la lista de correo de noticias tecnológicas relevantes para personas importantes. Si desea suscribirse y leerlo antes que nadie, puede hacerlo aquí ¡es bastante gratis!

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