Es mejor pensar al principio, no al final
18 oct 2023 . Actualizado a las 05:00 h.Hoy toca uno de esos «textos-ladrillo» en los que me dedico a pontificar, como si a alguien le importara, sobre una esas «mierditas» que me obsesionan y acompañan a lo largo de mi carrera profesional. En este caso, hablamos del premortem.
Al contrario que el postmortem o análisis sobre lo que ha salido bien y mal al finalizar un proyecto, el premortem se realiza ANTES del inicio del mismo y consiste en ser un cenizo e imaginar todo lo que puede salir mal en una iniciativa para identificar potenciales riesgos, intentar evitarlos y tener un plan de contingencia, en caso de que acaben ocurriendo.
Y al contrario de lo que ocurre con los postmortems, apenas los hay públicos. Casi toda la información y ejemplos que se encuentran son puramente teóricos, pero ¿por qué?
Si no esperas lo inesperado, no lo reconocerás cuando llegue.— Heráclito de Éfeso
La práctica no es que sea precisamente una «marcianada». Es lo suficientemente mainstream como para que McKinsey la recomiende, desde hace más de diez años, para evitar sesgos y el pensamiento de grupo.
Quizás no se publican por miedo a mostrar potenciales debilidades que puedan ser explotadas por competidores, aprovechados o haters. Quizás porque somos mucho más benevolentes con los problemas inesperados que con los que se han podido entrever, por mucho que no dependan de nosotros.
El caso es que no he sido capaz de encontrar un solo ejemplo real de premortem, menos aún de un proyecto que no se haya ejecutado. Y, por eso, publico por tercer año consecutivo el premortem de la TRG, la conferencia que organizamos un grupo de voluntarios para agradecer a los suscriptores de la Bonilista su fidelidad y celebrar que —después de 12 años— esta siga existiendo.
Algunos pensaréis que solo una panda de neuróticos puede contemplar el alquiler de generadores eléctricos y redes de comunicación de respaldo, mientras que otros consideraréis que somos despreocupados por no contemplar hasta un ataque zombi. Todo depende del nivel de riesgo que cada uno consideréis tolerable, pero es igual. Lo importante es que podéis comprobar con un documento real cómo un premortem no solo sirve para poder prevenir riesgos, sino para mucho más.
Cuando creamos un premortem, más allá de su objetivo principal, nos estamos llevando un montón de valor de propina.
Herramienta de comunicación y coordinación
Demasiadas veces damos por hecho que todo el equipo está al tanto de todos los retos y desafíos de una iniciativa, pero dar por hecho algo nunca fue buena estrategia. El premortem es una herramienta excelente para asegurarnos de que todo el mundo conoce las principales prioridades de un proyecto.
Ayuda a la monitorización
Al identificar los riesgos y qué eventos pueden provocarlos, todo el mundo está preparado para advertirlos y pueden definirse diferentes estrategias para identificarlos y tomar acción lo antes posible.
Asignación de responsabilidades
Sin duda, la definición de potenciales riesgos ayuda a la hora de determinar quién será el responsable de controlarlos y gestionarlos llegado el caso. Lo peor que puede pasar es que, en medio de un marrón, nadie sepa qué debe hacer o a quién dirigirse en caso de conflicto.
Gestionar expectativas
Hay gente que cree que un premortem puede causar inquietud en los stakeholders o partes interesadas de una iniciativa, pero solo un tonto preferiría ignorar el riesgo en vez de identificarlo; y nosotros no queremos trabajar con tontos. Además, permite que el resto de personas involucradas puedan modular sus expectativas.
Por ejemplo, si para un cliente la asunción de cierto riesgo no es tolerable, puede modificar presupuesto, alcance o fecha de entrega para ayudar a mitigar el mismo.
Toda organización compleja, con el tiempo, tiende a incentivar la creación de problemas más que la prevención de los mismos.The Preventable Problem Paradox (2020)— Shreyas Doshi
Generar el activo más valioso para una compañía
Porque solemos pensar que un premortem es algo de usar y tirar, pero el conocimiento que se recoge en el mismo y se refina con la ejecución del proyecto que lo originó, puede aplicarse a los siguientes aunque no sean exactamente iguales.
Da igual que mañana organicemos otra TRG o una reunión de antiguos alumnos, un montón de procedimientos podrán reutilizarse. De la misma manera que el premortem de una campaña de ventas o de la implementación de una nueva funcionalidad de software generará know-how a tener en cuenta antes de acometer las siguientes. ORO PURO para cualquier organización o profesional.
Si tú también haces premortems, me haría mucha ilusión que me enviaras alguno para poder aprender de tu experiencia. Si nunca has hecho uno, espero que el ejemplo de la TRG sirva para animarte a hacer el primero y ayudarte a explicar de forma sencilla al resto de tu equipo qué obtendréis del mismo.
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