¿Qué software escoger para la facturación y control de inventarios?

El mundo empresarial es una auténtica jungla, una jungla ultra competitiva donde cualquier error se penaliza, y cada penalización le supone un coste o un dejar de ingresar a la empresa.

En un mundo así, ultra competitivo, la eficiencia es una arma a nuestro favor, una empresa eficiente es una empresa que tiene mayores posibilidades de sobresalir por encima de la competencia.

La eficiencia en una empresa

Lo primero que tendríamos que tener claro es «qué es la eficiencia en una empresa», y podríamos definir lo como la capacidad de lograr los objetivos establecidos con el mínimo de recursos y en el menor tiempo posible, y eso se consigue, entre otras cosas, con un software adecuado, con un programa contable adecuado a nuestras necesidades

La eficiencia es un concepto clave que tiene un impacto directo en la rentabilidad y en la sostenibilidad de nuestro negocio.

Una forma que tenemos de mejorar la eficiencia es usando un software adecuado a nuestras necesidades, tengamos en cuenta que las empresas usan un conjunto de aplicaciones y herramientas pensadas, diseñadas para automatizar y optimizar los procesos internos de la propia empresa, procesos que van desde la gestión de clientes hasta la contabilidad, pasando por producción y almacén.

Una de las partes más importantes es sin duda la que afecta a la facturación y al control de inventarios, y debemos ser cuidadosos, ya que la elección del software adecuado para la facturación y control de inventarios dependerá en gran medida de las necesidades específicas de nuestro negocio, el software nos ha de ayudar, y facilitar las cosas, como por ejemplo la facturación de IVA o el control de los stocks de la empresa.

Cada empresa es un mundo, y lo que sirve para una, no sirve para otra, es por eso que vamos a tratar de ayudarte a tomar la mejor decisión, y para ello vamos a tratar de descubrir algunos factores clave, factores que debemos tener en cuenta a la hora de escoger un software u otro.

Factores a considerar a la hora de escoger un software empresarial

Tamaño de tu negocio

Si tienes una pequeña empresa, quizás un software más sencillo sea suficiente. Para empresas más grandes, se requerirá un sistema más robusto y escalable.

Tipo de productos

Si manejas productos físicos, necesitarás un sistema que te permita rastrear el inventario en detalle. Si ofreces servicios, las necesidades serán diferentes.

Volumen de transacciones

Si realizas muchas transacciones diarias, necesitarás un software rápido y eficiente.

Integraciones

¿Necesitas integrar el software con otros sistemas que ya utilizas, como contabilidad o e-commerce?

Presupuesto

Los precios de los software varían ampliamente,  por lo que hemos de buscar uno que se adecúe a nuestro presupuesto y necesidades.

Escalabilidad

Si prevees que tu negocio va a crecer en el futuro necesitarás un software que pueda crecer contigo, si no lo hace acabarás teniendo que comprar otro software, y eso significa tiempo para su implementación, formación y una bajada de la eficiencia hasta que consigas implementar plenamente el nuevo sistema.

Opciones populares de software

Software en la nube

Ventajas: Fácil acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet, actualizaciones automáticas, escalabilidad.

Defectos: si te quedas sin conexión a internet no puedes acceder, si la conexión es lenta puede ser un poco complicado trabajar.

Software de escritorio

Ventajas: Mayor control sobre los datos, puede ser más adecuado para entornos con poca conexión a internet.

Software de código abierto

Ventajas: Personalizable, gratuito.

Defectos: suelen ser bastante limitados y las opciones más interesantes suelen ser de pago.

Características clave a buscar

Cuando busquemos un software hay que tener en cuenta algunas características clave, como por ejemplo:

Facturación

Generación de facturas, cotizaciones, notas de crédito, gestión de pagos, integración con pasarelas de pago, es decir, hemos de buscar un buen programa contable.

Control de inventario

Seguimiento de stock, alertas de bajo inventario, gestión de pedidos, control de lotes y seriales.

Gestión de clientes

Base de datos de clientes, historial de compras, segmentación.

Informes y análisis

Informes personalizados, análisis de ventas, gestión de KPIs.

Módulos adicionales

Contabilidad, punto de venta, gestión de relaciones con clientes (CRM), e-commerce.

Otros elementos a tener en cuenta a la hora de escoger nuestro software

Prueba gratuita

Muchos software ofrecen pruebas gratuitas para que puedas evaluar si se ajusta a tus necesidades, es una buena forma de testear el sistema y comprobar si es realmente lo que necesitamos o no

Implementación

Considera el tiempo y los recursos necesarios para implementar el software, un software muy bueno, pero muy complejo tendrá una implementación más lenta, uno más sencillo una más rápida, hemos de ver si realmente necesitamos tanta complejidad o no, sin olvidar mirar también a medio largo plazo, quizás ahora no necesito tal funcionalidad, pero en un futuro más o menos cercano, si la voy a necesitar.

Soporte técnico

Asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen soporte técnico, un soporte claro, rápido y sobre todo eficiente, un soporte que básicamente solucione los problemas que puedan surgirnos en el día a día de nuestra empresa.

Como podéis comprobar, elegir un software no es algo baladí, es una decisión importante, casi diríamos una decisión estratégica, una decisión que si acertamos dará un espaldarazo importante a nuestra empresa, y que si erramos, nos puede llevar por el camino de la amargura y la frustración.