Los cambios que afectan al registro horario de trabajadores, explicados

Desde que en mayo de 2019 el registro de la jornada laboral se impusiera como obligatorio, los sistemas para el control horario de los trabajadores han estado frecuentemente envueltos en polémica; una polémica suscitada en parte por un uso irregular debido a la falta de claridad en la legislación.

Ahora, y siguiendo con las actualizaciones, las modificaciones y las crecientes exigencias en materia de protección de datos y compliance, desde el Comité Europeo de Protección de Datos han querido retorcer un poco más la normativa, dificultando aún más a las empresas el cumplimiento de la misma.

Los abogados de Grupo Atico34, empresa de protección de datos en Vigo con más de una década de trayectoria, han atendido a La Voz de Galicia para arrojar un poco de luz acerca de estas cuestiones y, de paso, explicar qué tienen que hacer las empresas para registrar la jornada laboral de sus trabajadores de manera correcta.

Europa pone el foco en los sistemas de control biométrico

«El gran cambio sustancial al que se van a tener que enfrentar las empresas es al hecho de que ya no se va a poder registrar el horario de los trabajadores a través de dispositivos que recojan datos biométricos», señala Miguel Quintanilla, director del comité de expertos de protección de datos en Atico34.

Esto significa que todas las empresas que usen cualquiera de estos sistemas, ya sean por reconocimiento facial, huella dactilar, identificadores de iris, etc. deberán cambiar a otro método que sí esté aprobado por el Comité Europeo.

Hasta ahora, el fichaje a través del reconocimiento de datos biométricos era totalmente legal, y así lo dictaminaba la jurisprudencia del Tribunal Supremo. Sin embargo, ahora el Comité Europeo de Protección de Datos viene a contradecir lo aplicado hasta ahora, y ya es una decisión efectiva.

Desde Grupo Atico34, Miguel Quintanilla señala que «el Reglamento General de Protección de Datos hacía una distinción entre los usos de datos biométricos para identificación o para autenticación. Los que son usados para identificación tienen condición de categoría especial de datos, pero no así si solamente se emplean como método de verificación o autorización. Esto dejaba la puerta abierta al uso de estos sistemas para el fichaje y control horarios de empleados».

Sin embargo, tal y como explica la consultora, «el Comité Europeo elimina esta distinción, y ahora los datos biométricos se consideran categorías especiales de datos tanto si se usan para identificación como autenticación. Por lo tanto, estos datos deben ser especialmente protegidos».

Las razones para este cambio de parecer en Europa parecen ir encaminadas a una mayor protección de los datos personales de los trabajadores. La legislación española permite a los empleadores establecer las medidas de control necesario para garantizar la seguridad e integridad en su empresa, pero en este caso, como apuntan desde Atico34, «el Comité Europeo considera excesivo el uso de datos biométricos para el control horario de trabajadores, ya que vulnera el principio de proporcionalidad e idoneidad, existiendo además otras alternativas».

El fichaje en papel, también prohibido

La prohibición europea coincide con la intención, ya manifestada por el Ministerio de Trabajo, de eliminar la posibilidad de que el registro diario de los trabajadores se haga en papel, como medida para modernizar los sistemas de gestión y control y, sobre todo, para facilitar el acceso a la información de los inspectores de trabajo.

«Son cuestiones a las que, a veces, las empresas no están atentas debido a la vorágine del día a día y a la cantidad de obligaciones a las que tienen que hacer frente. Además, las cada vez más limitantes opciones obligan a que las empresas tengan que acudir a ayuda externa que esté capacitada para proveer de los medios necesarios para llevar a cabo el registro horario, ya sea una aplicación, un software o el método que sea», señala Quintanilla.

El caso es que más pronto que tarde, las empresas con más de 50 trabajadores estarán obligadas a eliminar el registro en papel (no así, en principio, las de menos de 50), así como los dispositivos de autenticación biométrica, pero a la vez, deberán implementar dispositivos de registro telemático y permitir el acceso remoto de Inspección de Trabajo siempre que lo solicite.

Entonces, ¿qué métodos de fichaje y control horario de los trabajadores pueden utilizar las empresas?

Para el directivo de Grupo Atico34, «depende del tipo de empresa y de sus necesidades, nosotros, como consultora en protección de datos, consideramos primordial analizar la situación y proponerle a las empresas el sistema que mejor se adapte a su operativa diaria interna».

En este sentido, la consultora indica que «uno de los métodos que más nos solicitan, ahora que ha aumentado el teletrabajo, es el fichaje a través de aplicación móvil o desde el ordenador. Nosotros ya tenemos un software específico para nuestros clientes pero, como decía, las empresas dependen de un proveedor externo, en este caso, nosotros, que se lo pueda proporcionar».

También existen otros métodos que cumplirían con la obligación de permitir el acceso remoto de los inspectores de trabajo, «como es el caso de los deslizadores de tarjetas identificativas o los servicios de fichaje en la nube. Sin embargo, desde el Comité Europeo ni siquiera han dejado claros aspectos como qué tipo de claves o permisos se deben facilitar a los inspectores de trabajo, ni qué datos pueden consultar exactamente, por ejemplo, si solo pueden acceder al registro de la jornada laboral, o también a otra información que podría estar presente como bajas laborales o vacaciones».

En definitiva, muchas empresas se van a tener que enfrentar a una actualización de sus métodos de registro horario de trabajadores, otra preocupación más que añadir al ya legislativamente asfixiado tejido empresarial.