Así funciona el canal de denuncias anónimo que deben tener las empresas de más de 50 empleados
TECNOLOGÍA
Estas soluciones tecnológicas ayudan a las empresas a detectar problemas internos que a veces desconocen y que pueden afectar a su reputación
03 jun 2024 . Actualizado a las 17:55 h.Desde el pasado 1 de diciembre, todas las empresas españolas de entre 50 y 250 empleados están obligadas a disponer de un canal de denuncias en el que sus empleados puedan reportar conductas inapropiadas como medida para fomentar un ambiente de integridad y confianza en el medio laboral. Se trata de un sistema que ya está implantado en grandes compañías, pero que ha supuesto un reto para las más de 21.400 pymes (pequeñas y medianas empresas) de España.
Y la cualidad de confidencialidad de esta nueva norma implica un añadido de digitalización, pues los canales de denuncia digitales son los que facilitan un mejor seguimiento del caso en todo momento, así como el anonimato del denunciante. Estas herramientas permiten a empleados y partes interesadas de cualquier organización reportar conductas inapropiadas o violaciones de políticas corporativas, fomentando el ambiente de integridad y confianza que está enmarcado en toda estrategia de GRC, las siglas utilizadas en el mundo empresarial para definir la gestión de riesgos, el cumplimiento normativo y la gobernanza necesaria para el éxito de cualquier organización.
«Hemos observado un aumento significativo en el uso de los canales de denuncias a partir de diciembre del 2023, y sobre todo hemos notado una especial sensibilidad de las empresas hacia este procedimiento dando la importancia que realmente se merece», reconoce Rubén Valero, director de Producto de GlobalSuite Solutions, una compañía española que proporciona a las empresas una plataforma GRC que automatiza la gestión de riesgos, garantiza el cumplimiento de las normativas y optimiza los procesos. También habla de este incremento Javier Rico, director de la delegación gallega de Audidat, otra compañía que proporciona servicios de consultoría de cumplimiento normativo: «Ha aumentado porque hay nuevas empresas que están obligadas a contar con dicho canal de denuncias, pero también porque hay cada vez más empresas y profesionales comprometidos con una buena ética corporativa que, además, quieren transmitir a su personal, proveedores y clientes», dice. Desde Audidat ayudan a las empresa a concienciar sobre cuál es el uso adecuado de este tipo de canales porque, según explica, «las empresas cuentan a veces con problemas internos que desconocen y que pueden llegar a afectar a su reputación». Este tipo de canales ayudan a resolver problemas al permitir tratar la información de forma anónima y confidencial. Y la tecnología es un aliado en este sentido pues, si se gestiona adecuadamente, permite y garantiza que la persona que quiere denunciar un hecho dentro de la entidad lo pueda hacer de manera anónima. Con la plataforma que han desarrollado «se garantiza cien por cien el anonimato, lo que otorga mayor seguridad a la persona que pretende denunciar y que puede tener miedo a posibles represalias si lo hace». También ayudan al cliente a gestionar las comunicaciones o informaciones recibidas a través del canal ético, que cuenta con un chat interno entre denunciante y gestor del canal: «A través del chat interno se podrá requerir información y entablar conversación con el informante en cualquier momento».
El responsable de GlobalSuite Solutions habla también del papel crucial que juega la tecnología en la creación de un entorno seguro. Una de las ventajas del software que ofrecen a sus clientes es que cumple con las normativas y leyes tanto nacionales como internacionales, lo que permite a empresas que trabajan con varios países poder centralizar sus canales de denuncias. Además, ofrece funcionalidades como el borrado de metadatos (relacionados con la geolocalización, el nombre de dispositivo, IP, la fecha o el autor), la traducción automática de la información hasta en 75 idiomas, y la posibilidad de evitar un conflicto de intereses detectando y excluyendo a aquellos gestores que pudieran estar involucrados en el asunto denunciado. De hecho, en los últimos meses, la solución de esta empresa tecnológica española ha sido implantada en 730 empresas de ocho países.